Não é nenhum exagero dizer que hoje você não pode dirigir um negócio sem um sistema de telefonia eficiente. Quase todos os empreendimentos empresariais confiam em um sistema de telefone corporativo no mínimo para interagir com os seus clientes, pessoal externo, distribuidores e outros parceiros para conduzir suas operações cotidianas.

No atual mundo empresarial, o meio de comunicação mais essencial é o sistema de telefonia. Isto significa simplesmente que todas as empresas - independente do seu porte e faturamento - precisam de um telefônico sistema poderoso. Uma grande variedade de opções estão disponíveis para que as organizações possam melhorar sua comunicação empresarial levando à uma produtividade global ampliada.

Devido à multiplicidade de opções, a escolha é uma tarefa importante para ajustar o sistema de telefonia mais poderoso às suas necessidades empresariais e também ao seu orçamento. A escolha deve recair sobre sistemas efetivos que ofereçam as características exigidas e escalabilidade.

Antes de tudo você tem que determinar as necessidades de comunicação exatas do seu negócio, levando em conta fatores chave como o número de empregados em sua organização, o número de posições do seu escritório que precisam de telefone, o tipo de conexão de Internet adequado, a capacidade da sua rede atual, as particularidades existentes no sistema de telefonia atual - que devem ser mantidas etc.

Juntando tanta informação pertinentes quanto possível lhe ajudará a chegar ao sistema telefônico certo. Os sistemas poderosos têm que incorporar funcionalidades como Chamada em Espera, Correio de Voz, Transferência Assistida de Chamadas, Conferências, Relatórios Administrativos, Gravação de Chamadas, Ramais Remotos - para filiais e parceiros - e URA (Unidade de Resposta Automática).

Tudo isso está disponível como características opcionais nos sistemas hoje oferecidos. Você deve planejar e selecionar as funcionalidades importantes que você precisará para a sua comunicação empresarial. Não necessita contratar o que não precisa no momento, pois se for necessário poderá ampliar as opções devido à escalabilidade e adaptabilidade dos novos sistemas.

Você vai ainda pode contar com características como auto-atendimento, identificação de chamadas (Bina), encaminhamento de chamadas, video conferência, discador automático, rota de menor custo, música de espera, gravação de chamadas, painel de monitoria, relatórios em tempo real, filas de atendimento, bloqueio de chamadas e muito mais.

Estas características integradas à Internet definitivamente são essenciais se você quiser comprar um sistema telefônico poderoso para seu escritório a um preço satisfatório.

Lembre-se: a compra de um sistema de telefonia empresarial é um investimento fundamental e você deve escolher um sistema que é escalável consistente com seus planos de expansão futuros. Além disso, você deve conferir se o telefônico sistema que você quer adquirir é compatível com seu equipamento existente ou necessita de novos equipamentos.

O sistema ideal é aquele que oferece melhor relação de custo X benefício. Com ele você vai poder otimizar o seu tempo, obter melhoria no seu relacionamento com os clientes e aumentar sua produtividade empresarial.

Se você não está atualizado sobre os vários tipos de sistemas disponíveis no mercado e os seus méritos e deméritos específicos - então é prudente que você consulte um profissional de telecom que estudará a natureza do seu negócio e o guiará na selecioção do sistema adequado para o seu negócio.

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Adolfo Breder ([email protected] ) é o fundador da Callmunity, atuando como consultor nas áreas de Telesserviços e Telecomunicações, gestor do projeto social Escola de Talentos, editor do site Callmunity.com e colunista do portal Nos da Comunicacao, atuando há anos como membro do juri do Prêmio ABERJE de Comunicação Empresarial.

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