Há uma razão muito clara de que muitas novas tecnologias aparecem todos os anos - elas ajudam a manter os negócios competitivos e prósperos. À medidade que os computadores tornam-se mais potentes e baratos, as empresas continuam tirando vantagem deles. Isto faz a indústria tech propor continuamente novos modelos, num incrível ciclo de lucros crescentes.
O mesmo fenômeno teve início no mundo da comunicação empresarial. Além do telefone de linha fixa clássico e sistemas de rádio, há opções de telefonia digital, correio de voz, videoconferências, e-mail e muitas outras opções. Se uma empresa necessita comunicar-se, o mundo telecom oferece uma solução para sua necessidade específica.
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Eu posso Fazer Isso Com o Meu Telefone?!
Claro que, toda nova tecnologia traz novos problemas e desafios. Assim como aconteceu quando os computadores foram introduzidos, uma ampla gama de assuntos de compatibilidade e dores de cabeça para quem adotou desde cedo, as modernas tecnologias de telecom ampliaram a gama de novos temas.
Relativamente são poucos os membros de qualquer organização que na realidade entendem os funcionamentos específicos de qualquer sistema de telecom no seu escritório, ficam sós na compreensão de como o sistema inteiro funciona. Uma falha de conhecimento que pode impactar os resultados da companhia diretamente.
Não é Assim Como Nós Fazemos
Este assunto afeta os negócios maiores em particular. Um padeiro pequeno do bairro realmente só precisa de uma linha telefônica simples e um sistema de correio de voz, por exemplo. Por outro lado, uma corporação interestadual ou internacional precisa de um sistema de telefonia completo para cada um de seus escritórios e talvez uma rede maior que os integre. Este tipo de esforço não só requer um maior investimento, mas raramente se desenvolve por completo de uma só vez.
As empresas adquirem outras companhias, absorvem seus escritórios e equipamentos existentes e, ocasionalmente, os seus contratos de comunicação já assinados. Isto cria uma dificuldade inerente de omissão e controle sobre a rede de comunicações e pode ser uma fonte de custos extras, pelo qual o adquirente não deveria ter que pagar.
Para essas companhias que não querem continuar ignorando - e pagando - os problemas, há uma alternativa; a auditoria profissional de telecomunicações (semelhante ao conceito de uma auditoria contábil, mas sem a dor e o medo). Simplesmente, uma auditoria de telecom é um profissional, que revisa completamente uma rede de telecomunicações, analisa o faturamento e os contratos, assim como também a integridade de dados, a segurança, a eficiência e a política de sua utilização.
Especificamente, uma auditoria de telecom pode cobrir três áreas gerais. Primeiro é a revisão de registros e informações. Esta porção da auditoria cobre áreas como integridade de dados (averiguando se a informação está sendo armazenada e está sendo arquivada corretamente, em termos de facilidade de acesso e longevidade dos dados), segurança de dados (a informação é acessível a pessoas não deveria ser?) e pode incluir revisões da política voltadas para um desempenho melhor.
A próxima parte é uma revisão das tecnologias propriamente ditas e se a adoção de um sistema alternativo poderia melhorar os resultados. Finalmente há a revisão do lado financeiro. Desde a óbvia comparação dos diferentes contratos de telefonia e suas opções até o esotérico (tarifas e volume de tráfego versus capacidade de rede). Nem toda auditoria incluirá todas as partes. Como no mencionado exemplo da padaria, nem todo negócio tem as mesmas necessidades de telecom.
O Inferno Que Você Conhece Versus o Inferno Que Você Desconhece
A razão para se realizar uma auditoria de telecom é a a necessidade de informação. Os auditores não entram e resolvem os problemas de comunicações de uma empresa; eles simplesmente revisam os procedimentos e opções encontrados e fazem recomendações de como melhorar o estado das coisas comparado com o que existe. Freqüentemente, alguns dos seus resultados não estão relacionados a assuntos externos. Um departamento poderia estar perdendo clientes porque seus empregados não estão arquivando informações de contato dos clientes, gerando tempos de espera longos, chamadas ou compromissos perdidos e uma auditoria poderia pegar tudo isto.
A vantagem é ter uma auditoria independente externa, quando possível. Isto não insinua que seria mal feita por parte de colaboradores internos. Simplesmente a familiaridade com um sistema pode impedir a um usuário de ver que ele não está sendo usado em toda a sua capacidade, e um olhar de fora pode prover uma visão imparcial e mais abrangente.
A comunicação é a essência da economia moderna. Não importa quão crítico seja uma informação, pois não há ganhos se não atinge a audiência apropriada. Como os negócios crescem mais dependentes de sistemas de telecomunicações avançados, novos e desafios surgirão. Todo sistema desenvolve dificuldades à medida que cresce e torna-se mais complexo. Um fato natural, que não pode ser evitado. Uma auditoria de telecom profissional e independente é uma ferramenta útil que pode identificar estes problemas, e permitir um negócio próspero a dar passos para maximizar o seu potencial de comunicações e os seus lucros.
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Nermine Shaker é Sócia do THE SYGNAL GROUP, uma empresa de consultoria de telecom americana que oferece administração de despesas de telecom, auditoria de telecom e administração de VoIP para empresas de todos os tamanhos. Descubra como reduzir suas despesas de telecom visitando www.SygnalGroup.com ou visite o blog www.TelecomExpertise.com.
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© Copyright 2011 Adolfo Breder ([email protected]) da versão para o português do texto original em inglês: Why Your Business Needs A Telecom Audit
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