Aprofundando:
É comum e desejável que clientes e fornecedores atuem como parceiros, onde o ganha-ganha é o resultado final.
Para tal, faz-se necessário estabelecer um clima de confiança, respeito e cumplicidade. Nada melhor do que um bom contato pessoal para iniciar ou reforçar estes quesitos.
No caso de uma reunião entre as partes, é muito importante a atenção a alguns itens, tanto por parte de quem solicitou a visita como por parte daquele que foi convidado.
Dicas para profissionais que convidam fornecedores para uma reunião:
1º) Sempre que possível, formalize o convite por e-mail, indicando o objetivo da reunião, o nome e função dos profissionais de sua empresa que vão estar presentes, o horário de início e final e o local.
2º) Envie a pauta da reunião, com a descrição de sua necessidade. Se for um primeiro contato, indique endereço de site ou faça uma breve apresentação de sua empresa. Desta forma o fornecedor terá informações para planejar a visita.
3º) No caso de negociação de valores, informe ao convidado que este será o tema central da reunião. Pense também na hipótese de uma negociação por telefone.
4º) Se o tema for ajustes no produto ou serviço, liste os itens onde você deseja incluir melhorias.
5º) Siga a pauta enviada, evitando ultrapassar os horários marcados e os temas definidos.
6º) Seja cortês, educado e principalmente, coloque-se numa postura de igual para igual (nunca superior). Vocês serão parceiros caso o negócio se realize. A relação interpessoal poderá se esgarçar neste primeiro contato se houver atitudes pouco assertivas.
Dicas para aqueles que fornecem serviços ou produtos.
1º) Sempre que for chamado para uma reunião, peça ao seu cliente para formalizar o convite e enviar a pauta, especificando o objetivo. Antes do primeiro contato, pesquise o site ou peça informações breves sobre a empresa.
2º) Prepare todas as informações necessárias para atender ao pedido, de forma organizada, objetiva e clara.
3º) Providencie um recurso visual para sua apresentação: slides, quadros ou catálogos.
4º) Se for usar multimídia ou similar, avise com antecedência. No caso do cliente não dispor do recurso, use a criatividade e mude a forma de apresentação.
5º) Certifique-se de que está preparado para desenvolver a apresentação de um serviço ou produto, para negociar valores ou para flexibilizar um item específico que o cliente deseje. Evite passar insegurança.
Cuidados imprescindíveis nas reuniões de definição de negócios:
Muitos profissionais, tanto aqueles que contratam e compram serviços ou produtos como aqueles que vendem, não valorizam e nem dão a devida atenção a esta fase preliminar no fechamento de um negócio.
Uma apresentação mal elaborada, atrasos e desorganização podem influenciar de forma negativa.
Alguns cuidados na fase de pré-compra:
Quem vai contratar precisa manter atitudes construtivas com relação aos possíveis fornecedores, atentando a alguns itens:
- Informações podem ser obtidas também por telefone ou e-mail. Deixe para a reunião somente os pontos importantes, onde a presença das partes se faça necessária.
- Se sua empresa já tem um fornecedor em vista e precisa fazer uma tomada de preços, informe isto. As notícias correm e a omissão deste fato é contra a ética de mercado.
- Mantenha o hábito de agradecer formalmente a presença dos possíveis fornecedores após as reuniões, mesmo que tenha optado por outro produto ou serviço. Tal atitude demonstra que sua empresa atua dentro dos princípios da parceria.
- Se a decisão pela compra do produto ou serviço se prolongar mais do que o previsto informe ao fornecedor. Lembre-se: quando você solicitou sua presença ele se dispôs a dedicar tempo e comparecer. Logo, merece um retorno sobre as decisões em andamento.
- Evite o maior pecado daqueles que contratam: desqualificar o serviço ou produto do fornecedor para tirar vantagem financeira. Se sua intenção é obter um desconto, use sua competência negocial.
Por outro lado, o fornecedor precisa tomar alguns cuidados para não deixar uma impressão negativa junto ao futuro cliente.
- Detalhe suas propostas de forma a incluir as informações necessárias ao bom entendimento de seu produto ou serviço.,
- Providencie anexos para ilustrar a apresentação de sua proposta: folhetos, CD com apresentação de sua empresa, alguma reportagem ou artigo que você escreveu e que esclarece o produto ou serviço, documentos de competência técnica que comprovem ter atuado ou vendido seu produto em outras empresas e outros recursos que ajudem o cliente a se decidir.
- Quando estabelecer contato por telefone ou e-mail com o futuro cliente, deixe abertura para que ele pergunte e tire suas dúvidas com relação ao seu produto ou serviço.
- Mantenha uma postura de flexibilidade nas reuniões, sem entretanto deixar transparecer que quer o trabalho a qualquer custo. Em último caso, quando seus argumentos ou sua margem de descontos se esgotar, agradeça e decline do contrato sempre afirmando que é de seu interesse uma futura parceria em outra oportunidade.
Para refletir:
- Você, que está com a responsabilidade de decidir sobre a compra de serviços ou produtos em sua empresa, tem consciência da importância de seu papel? Pode melhorar sua performance a partir das reflexões deste artigo?
- E você, que está vendendo produtos e serviços, sabe o que o espera do outro lado da mesa? Como poderá melhorar sua forma de apresentação neste mercado tão competitivo?
Lembre-se de usar a empatia em uma mesa de negociação ou na apresentação de um projeto. O outro espera o melhor de você. Aja com respeito ao outro, dignidade e sobretudo com ética.
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