A Importância da Delegação
© 2006 Krissy Jackson

 
As duas descrições abaixo soam familiares a você?

1) Você é um empresário independente que trabalha preso ao relógio. Você está cansado e pronto para explodir. Você gasta um tempo descomunal marcando, remarcando e remarcando novamente compromissos com seus clientes, enquanto sobre a mesa vai se acumulando a papelada de contas não pagas
- Por que isto acontece se no fim do mês você não parece ter ganho tanto dinheiro assim?!
Contratar alguém?
Brincadeira! Você mal está ganhando o bastante para se sustentar!

2) Você é um líder que trabalha duro, em média de 12 a 14 horas por dia. Todo o mundo pode ver que você é um grande líder: é o primeiro a chegar e o último a partir. Francamente, sem a sua presença o departamento inteiro iria às ruínas. Você mantém seu dedo no pulso de tudo - e quando eu digo tudo, é tudo mesmo. Então por que você se sente tão descontrolado?
Escrevo este artigo porque sou conhecida como a Rainha da Delegação e eu gostaria de compartilhar algumas dicas simples que podem contribuir para mudanças na sua vida.

Uma amiga me ligou enquanto eu estava trabalhando em meu livro ano passado: "Como vai você? " ela perguntou.

"Bem, eu estou realmente muito ocupada no momento", respondi. "Meu editor está trabalhando nos últimos quatro capítulos. Meu redator está trabalhando no anúncio para a página de vendas do site, para a empresa que faz o meu novo site. Meu desenhista gráfico está projetando ocupado a capa do CD da versão em áudio do livro e Assistente está ocupado com a organizando palestras com convidados para me ajudar na promoção do lançamento."

"E você o que está fazendo? " ela perguntou. "Estou delegando", respondi. Ao final desta conversa ela deve ter concluído que eu era muito preguiçosa. Eu me senti culpada por algum tempo até perceber que enquanto ela estava tentando realizar sozinha todas as suas tarefas, eu desfrutava imensamente do meu trabalho. Embora o projeto fosse enorme, e o prazo final apertado, eu tinha feito a minha parte e tinha confiado no meu time para fazer a parte deles. Tudo correu tranquilamente enquanto assumi o papel de coordenadora.

Lembre-se de que delegar não significa abdicar.

Quando você delegar, você deixa de executar uma tarefa. Porém você ainda é responsável por administrar a sua conclusão satisfatória e no tempo certo.

Treine seu time. Procure conhecer cada componente, descubra o que eles amam fazer, onde as suas paixões atrapalham o resultado do trabalho e descubra as habilidades particulares de cada um. Nunca deve pular sobre alguém e assumir o seu trabalho, mas ao mesmo tempo não deixe o seu time abandonado exclusivamente com seus próprios recursos. Ofereça conselho, treinamento contínuo e apoio. Seu time terá sucesso quando todos sentirem que: - eles têm um papel importante para representar - eles estão sendo vistos como capazes - eles têm oportunidade de crescer.

Assim sendo quais são as regras da delegação?

REGRA 1: Defina a tarefa

Isto é algo que você deveria fazer ou seria melhor realizado por outra pessoa do seu time?
Neste ponto temos que refletir se o trabalho poderia ser automatizado?
Por exemplo, meus compromissos são marcados, alterados ou cancelados on-line sem o meu envolvimento. Uso o AppointmentQuest (www.appointmentquest.com), que envia um lembrete para mim e para o meu cliente de que nós temos um compromisso.
Meus produtos são vendidos on-line com base no Easy Web Automation Shopping Cart, que envia um e-mail para a minha assistente toda vez que uma venda é realizada. Para cada CD pedido, ela contata nossa gráfica expressa que imprime a capa e grava o CD individual, faz a expedição para o cliente e confere o recebimento - sem o meu envolvimento!

REGRA 2: Encontre a pessoa certa para o trabalho

Quem é a pessoa mais qualificada para realizar completamente esta tarefa de modo satisfatório? A menos que seu redator seja excepcional, e o meu é, você não escolheria para regigir seus anuncios alguém que seja responsável pela manutenção da rede. Do mesmo modo você não pediria a seu Advogado para que fizesse um tratamento de canal.

Será que a tarefa vai dar-lhes satisfação? Novamente, você estará procurando dar poder ao seu time com base nas suas paixões individuais. Talvez a pessoa encarregada da manutenção da rede prefira atuar como redator! É sua responsabilidade como líder do time descobrir as paixões de cada componente e ajudá-los na busca das atividades que mais os empolga. Eu não estou defendendo a idéia de dar ao seu webdesign uma tarefa estratégica de redação, mas nada impede que testes suas habilidades de voar com tarefas secubdárias.

De que maneira você pode vender a idéia da tarefa de forma que o trabalho resulte no esperado? Talvez sua tarefa possa ser executada por uma só pessoa. Talvez por duas ou três. Como você pode empacotar a tarefa de forma a que todos os envolvidos se sintam atraídos a alcançar um resultado coeso?

REGRA 3: Deixe-os saber o que é esperado deles exatamente - de preferência por escrito.

Deixe a pessoa a quem a tarefa é delegada: - saber por que está sendo escolhida para o trabalho, - a importância da tarefa, - como ela se ajusta no resultado final global - e quem eles estarão beneficiando.

Também deixe claro qual o resultado final que você espera e como sucesso será medido.

Registre, para que não haja dúvidas, enviando um e-mail ou, se necessário, num contrato.

REGRA 4: O que a equipe precisa para completar a tarefa?

Reúna-se e discuta o que eles precisam para cumprir todas as exigências do trabalho corretamente. Materiais, pessoal, premissas etc…

REGRA 5: Registre por escrito o cronograma e os prazos finais.

Você precisa de cronogramas? Você é alguém que precisa de informações de andamento do projeto atualizadas diariamente?

Para manter o bom ambiente e assegurar que o executante da tarefa não se sinta sufocado ou sem a sua confiança, utilize cronogramas e a periodicidade de relatórios antes de começar qualquer trabalho.

REGRA 6: Apóie, avalie e elogie

Mantenha todo o mundo envolvido e dê informe regularmente sobre o progresso do projeto.

Avalie reservadamente indivíduos, quando algo pudesse ter sido melhor ou realizado de uma maneira mais oportuna. Apóie aqueles que têm dificuldade em manter regularidade. A culpa não tem nenhum lugar em questões de delegação. Ao final do dia, o projeto ainda é da sua responsabilidade.

Lembre-se: "Por favor" e "Obrigado" são as palavras mais importantes do seu dicionário. Não esqueça de elogiar um trabalho bem feito. Um bom líder não trabalha baseado somente nas suas próprias habilidades. Ele se cerca de um grande time e dá poder ao time coordenando e realçando as suas várias habilidades.
 

Krissy Jackson é autora dos programas de empowerment pessoal e profissional "Kick Start Your Life", oferece respostas simples para resolver os maiores desafios reais da vida. Ela se especializou em melhorar as vidas e os negócios de mulheres e homens ao redor de todo o globo. Para contatar Krissy, faça uma visita on-line em www.krissyjackson.com e www.kickstartyourlife.net

© 2006 Adolfo Breder ([email protected]) da versão do texto original em inglês:
"The Importance of Delegation"

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