Veja se este roteiro parece-lhe familiar. Você está assistindo O Show do Milhão (ou qualquer programa de TV favorito) quando toca o telefone. Você atende e fica preso por um teleoperador, sua irmã, um colaborador aflito ou por um engano. É muito fácil se livrar de enganos e de teleoperadores. Sua irmã e seus colaboradores, porém, requerem sua atenção por mais tempo.
Quando o Sílvio Santos comanda o bloco final do Milhão, você ainda está escutando sua irmã descrevendo o seu mais recente drama ou o seu sócio palrando sobre algum assunto inconseqüente.
Se isto acontece uma vez por noite, você pode controlar.
Se acontecer duas vezes por noite, você ainda pode controlar.
Mas e se isto acontecer muitas vezes numa única noite?
Você pode até regular a freqüência provavel em que sua irmã é deixa sua orelha avermelhada, mas suas chamadas de negócios têm que ser atendidas à medida que o telefone toca. Sua irritação aumenta com as intrusões e sua reação Pavloviana ao toque do telefone transforma-se um resmungo em vez de mera saliva. Você começa refutar as chamadas. Você se sente entrincheirado em sua própria casa ... e começa a gostar cada vez mais de e-mail.
Assim, além de ser menos intruso, por que eu prefiro o e-mail ao
telefone? Deixe-me contar:
Para começar, eu posso lidar com um volume muito maior de contatos com o e-mail.
A maioria de nós pode ler aproximadamente dez vezes mais rapidamente que até mesmo um locutor de corridas do Jockey Club. Com um e-mail você pode reler rapidamente os trechos não entendidos da primeira vez. Você e seu interlocutor têm um registro por escrito do que foi discutido. E há menos conversas improdutivas com o e-mail. Poderia até torná-lo mais íntimo, mas realmente faz diferença para você a cor que eles escolheram para pintar a cozinha da casa nova deles?
Você já terminou uma ligação telefônica com a sensação de que a outra parte teve uma impressão diferente da sua? Isso não é incomum.
Com o e-mail não acontece freqüentemente, não é?
Além das inconveniências pessoais de estar constantemente disponível para qualquer um que resolva telefonar, o e-mail é um sistema que você pode convencer os outros a adotar. Os seus empregados por exemplo. Eles vêem você sendo bombardeado com chamadas o tempo todo. Suas conversas são constantemente interrompidas pelas chamadas do seu celular e são colocadas em espera. Eles facilmente percebem que se resolverem ligar para você a qualquer hora, eles também serão obrigados a atender ligações na hora do Show do Milhão.
Será que isso vai fazer com que eles copiem o seu sistema?
Eu sei que nós podemos deixar uma secretária eletrônica atender as chamadas e para respondê-las mais tarde. Para mim isto não funciona. Deixar uma mensagem gravada é o mesmo que enviar um e-mail e, nestes dias de globalização, os fusos horários podem gerar muitos problemas.
Brincar de esconde esconde ao telefone não nem um pouco divertido. Talvez seu
cliente também esteja reservando horários em que responderá às chamadas. Se seus horários não coincidirem, você pode levar dias trocando mensagens com clientes.
Voltando ao artigo da Psycology Today, provavelmente fazer pelo menos um contato pelo telefone pessoal para começar um relacionamento comercial pode melhorar essa relação. Você pode fazer esta ligação ao seu cliente sem contudo ter que receber chamadas de volta; basta informar um endereço de e-mail. Encoraje que ele entre em contato com você por e-mail. Provavelmente ele não entenderá como uma ofensa se você deixar claro que verifica sua caixa postal muitas vezes ao dia e prometer que vai dar respostas rápidas. (Claro que você terá que cumprir a sua promessa!)
Eliminar contatos por telefone pode gerar alguns cortes de alguns empregados solitários, mas estas pessoas carentes provavelmente não são os mais eficientes. Aderir ao e-mail para contatos de rotina pode ser uma excelente decisão. Até mesmo (ou talvez especialmente) em relação à sua irmã.
Assim se o Sílvio Santos perguntar "Qual o melhor meio para lidar com a comunicação empresarial", eu responderia que é o e-mail?! Não ligue para mim; Eu estou dando um descanso para a minha pobre orelha vermelha.
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